MORGAN CLUB de FRANCE
RÈGLEMENT INTÉRIEUR

17 NOVEMBRE 2012
Modifié en CA du 6 AVRIL 2013
Modifié lors du Conseil d’administration du 18 mars 2017

Télécharger le règlement intérieur au format PDF

Rappel des statuts 

ARTICLE XIV – REGLEMENT INTERIEUR

Un règlement intérieur est établi par le Conseil d’Administration. Il fixe les divers points non prévus par les statuts. Il précise les règles de compétence et de fonctionnement de l’association.

Modalités de mise en place du renouvellement par tiers des membres du CA, (nouvel article VII des statuts)

Pour mise en oeuvre pour la 1ère fois à l’AG 2018

Principe du tirage au sort :

  • Au cours du dernier CA de l’année 2017, après l’enregistrement des démissions éventuelles, un nom est tiré au sort.
  • Celui-ci et les noms, représentant le tiers des membres du CA, arrondi à l’entier supérieur, dans l’ordre alphabétique (nombre diminué du nombre des démissionnaires), sont désignés comme « renouvelables » et se présenteront au vote de l’AG de Février 2018 pour le renouvellement de leur mandat.
  • Le tiers suivant fera de même lors de l’AG 2019.
  • Le tiers suivant fera de même lors de l’AG 2020, et ainsi de suite tous les ans.

Un tableau synoptique des dates de nomination de tous les membres du Conseil sera établi et tenu à jour pour le suivi par le secrétaire.

Les nouveaux membres du Conseil d’Administration se présentent pour être élus par l’AGO.

Cadre général, l’Esprit Club Morgan

En préambule il convient de rappeler l’objet premier de notre association d’après l’article 2 des statuts du MCF : «favoriser les contacts entre propriétaires de Morgan». La rencontre entre les membres doit donc rester au centre de nos préoccupations – rencontre entre des individualités aussi diverses que possibles, ce qui est une richesse pour le club, et appel aux initiatives pour animer et faire vivre l’association. Celle-ci est au service des membres, mais cela implique un échange dans les deux sens.

Devenir membre du MCF, c’est d’abord adhérer aux valeurs du club : passion pour nos belles voitures, convivialité, camaraderie – la courtoisie est de rigueur. C’est aussi le désir et la possibilité de s’impliquer dans les activités et l’organisation du MCF, l’action au sein du club n’étant pas strictement réservée aux délégués. Le bénévolat peut se partager : toutes les bonnes idées et les propositions ou initiatives des membres sont donc les bienvenues.

Une association de 440 membres se doit toutefois de préciser aussi clairement que possible ses structures de fonctionnement, des règles de gestion auxquelles les membres et les bénévoles doivent d’adhérer. C’est l’objet du Règlement Intérieur. Et comme nous sommes avant tout un club d’amis, il convient de relativiser les divergences de vue éventuelles, pour trancher au quotidien avec bon sens sur la base de la confiance.

L’adhésion au MCF implique la connaissance, l’acceptation et le respect du présent règlement.

Toute modification de ce règlement, adoptée par le Conseil d’administration, est portée à la connaissance des membres par tout moyen adéquat (site Internet, courrier) et en tout cas à la plus proche Assemblée Générale.

SOMMAIRE

Conseil d’Administration
Le Bureau
Les Délégués Techniques
Les Délégués Régionaux
Le Comité des Sages
Sortie nationale / MOG
Questions diverses
Annexes

A / LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

Le Conseil d’administration est l’organe opérationnel de direction et de contrôle de l’Association. Il est composé des membres du Bureau, des délégués techniques et des délégués régionaux. En application de l’article VIII des statuts, les deux réunions annuelles statutaires du CA sont fixées à mars/avril et à novembre.

1-LE BUREAU

Le Bureau est l’organe de gestion de l’Association.

Conformément aux statuts (Article VII), il est composé d’un Président, d’un Vice-Président, d’un Trésorier, d’un Secrétaire, d’un Secrétaire Adjoint. éligibles à ces postes pour avoir siégé au moins 2 années consécutives au Conseil d’Administration.

Le bureau peut se réunir autant que nécessaire pour mener à bien une gestion cohérente des intérêts de l’association et de ses membres.

Il a la possibilité, si besoin, d’inviter un délégué technique ou un délégué régional à ses réunions en fonction d’un sujet particulier, pour s’appuyer sur sa compétence et décider d’une solution de gestion ou d’un évènement.

Définition des postes des membres du bureau :

Le Président

Il est le représentant légal de l’Association et assume toutes les responsabilités de la fonction. Il représente et incarne le club auprès des différents organismes, fédérations, partenaires évènementiels, clubs étrangers etc… Par sa signature, il engage le MCF pour tous les actes de la vie courante de l’association, dans le cadre de la délégation qui lui a été donnée par le Conseil d’Administration.

Il est juridiquement responsable au nom du MCF, pour toute question ou formalité légale touchant à l’association.

Il anime le club en accord avec les propositions du Bureau et les décisions du Conseil d’Administration.

Il arbitre, si besoin, les discussions ou désaccords qui pourraient surgir au sein du Conseil.

Délégation de Pouvoir :

Le Président peut déléguer une partie de ses pouvoirs à chacun des membres du Bureau et/ou du

Conseil d’Administration. Cette délégation peut être permanente ou temporaire, générale ou limitée.

Elle doit être formalisée par écrit. Elle est révocable à tout moment.

Le Vice-Président 

C’est le conseiller du président. Il est nommé pour appuyer le Président dans tous les aspects de l’animation du MCF. Il peut le représenter en son absence et en toute circonstance de la vie du club.

Sa fonction est complémentaire de celle du Président pour les questions touchant à la cohésion et à un meilleur fonctionnement du club.

Dans la gestion courante du MCF, le Vice-Président peut se voir confier par délégation du Président des missions ou un domaine de compétence particulier, à titre permanent ou sur des sujets ponctuels.

Le Secrétaire

Il est chargé de la gestion des membres : adhésions, appel de cotisations, tenue du fichier principal, pointage et mise à jour, correspondance avec les membres pour ce qui concerne les aspects de leur appartenance juridique au club, lettre de bienvenue, cartes de membres, etc…

Les formalités administratives de l’association lui incombent : rédaction des comptes rendus de réunions du bureau et du C.A., procès-verbal des Assemblées Générales, tenue des registres officiels, classement des contrats en cours, etc. Correspondance diverse avec les autorités (préfecture, etc…) et les fournisseurs du club (ex. factures aux annonceurs, commandes diverses). Par ses comptes rendus, il renforce le lien entre le bureau et les délégués régionaux dans l’esprit d’une bonne communication à l’intérieur de l’association.

Il coordonne les projets divers tenant à l’organisation du club et contribue à la synthèse et la mise en oeuvre des décisions du Bureau et du Conseil.

Le Secrétaire-Adjoint 

Pour accomplir les tâches diverses du poste de secrétaire, le bureau peut décider de la création d’un poste de Secrétaire-Adjoint prévu dans les statuts permettant un partage des attributions. Le Secrétaire et le Secrétaire-Adjoint fixent la répartition des tâches entre eux, en liaison avec le Bureau.

Le Trésorier 

Il est responsable de la comptabilité et des finances de l’Association. Il collecte toutes les pièces comptables concernant les dépenses et est responsable de leur conformité aux dispositions légales. Il les tient à disposition du bureau, du contrôleur financier ou des autorités en cas de besoin. Il tient les archives et documents comptables de l’Association. Il gère les notes de frais des membres du bureau / du Conseil.

Il coordonne les relations avec les partenaires financiers et la banque de l’association, décide des placements et définit les schémas de fonctionnement financier, y compris au niveau des délégués régionaux et de la boutique. Il a la délégation de signature principale sur le compte de l’Association. Il propose et contribue à la politique financière de l’association lors de la fixation du budget annuel prévisionnel par le bureau.

Le Trésorier est à la disposition des membres pour leur faciliter la connaissance des comptes. Tout membre peut le contacter pour une question sur les finances du MCF.

2-LES DÉLÉGUÉS TECHNIQUES

  • Délégué Communication
  • Administrateur du site
  • Délégué Boutique
  • Contrôleur Finances
  • Délégué Mécanique

 

COMMUNICATION

Le Délégué Communication 

Il est responsable de la mise en place des publications et supports d’information du club – magazine, «News» du MCF et site Internet. Il définit le meilleur concept pour communiquer les activités du club.

Magazine «News» du MCF

Le délégué communication coordonne l’édition du News du MCF. Il collecte les informations susceptibles d’être intégrées au magazine – articles de la presse automobile, informations sur la marque (Malvern), reportages divers sur les membres et par les membres, informations pratiques, conseils techniques, actualité des évènements, sorties prévues, photos, etc… et les sélectionne en liaison avec le bureau.

Il assure l’interface avec le fournisseur extérieur qui se voit confier la mise en place graphique et l’impression du magazine.

Il gère l’aspect financier et les coûts de production dans le cadre du budget alloué avec un objectif minimum de 2 éditions du News par an, en juin et décembre.

Gestion des contenus du site Internet

Le délégué Communication est l’animateur de la vie et du contenu du site. Il supervise et participe à la collecte des contributions intégrées dans les diverses rubriques du site web, dans la ligne fixée par le bureau.

Ces contenus devant faire l’objet d’une vérification, ce délégué remplit ainsi la fonction d’un modérateur, en liaison avec l’informaticien. Les directives et la politique de communication du MCF pourront être précisées au fur et à mesure, la pratique devant permettre de faire évoluer ce poste.

L’Administrateur du site Internet

Spécialiste de l’informatique, il est chargé de la conception, de la mise en oeuvre et de la maintenance de l’outil informatique pour la gestion du site web du MCF.

Intranet, réservé aux membres du bureau, pour la gestion des adhésions et des membres, les appels de cotisations, la présentation sur le site, le développement des outils des délégués régionaux autour d’une banque de données en ligne.

Extranet, étendu aux délégués régionaux pour la gestion des membres de leurs délégations et des sorties ou évènements organisés dans leur région. –

Internet, pour a) les membres, habilités à gérer eux-mêmes leur présentation et leurs informations individuelles sur le site (partie réservée aux membres) et b) le public des internautes, avec l’accès normal au site (partie réservée au public). Ces différentes catégories intégrées au site web supposent différents degrés d’accréditation à apporter telle ou telle contribution ou mise à jour sur les contenus du site.

L’Administrateur du site tient à jour une liste de tous les renseignements utiles et tous les codes d’accès aux différentes parties indispensables au bon fonctionnement du site. Cette liste est mise à la disposition des membres du Bureau.

BOUTIQUE

Le Délégué Boutique

Il est responsable de la gestion (achats, ventes, stocks, promotions et publicité) de la boutique. Cela englobe le développement des lignes de produits, en liaison avec le bureau et les fournisseurs, leur présentation sur le site et à l’occasion des sorties, la vente, l’expédition et l’encaissement des commandes.

Il coordonne le travail des fournisseurs (fabrication et gestion de la logistique des commandes). Il définit ses choix et propositions selon les critères de qualité et d’image du club, en respectant la législation sur les copyrights (notamment vis à vis de la marque Morgan), les soumet à l’approbation du bureau et du Conseil d’Administration, qu’il tient informés de son action au jour le jour, notamment pour la gestion du stock. Les opérations comptables de la boutique (commandes et paiements) restent sous le contrôle du Trésorier.

FINANCES / AUDIT

Le Contrôleur Financier 

Il contrôle les finances de l’Association et est habilité à examiner l’ensemble des opérations et pièces comptables correspondantes à toutes les activités (bureau, délégués techniques et régionaux) :

  • audits internes : au moins une fois par an, des comptes annuels et du stock de la boutique, avant l’Assemblée Générale
  • contrôles occasionnels : à la demande du Président ou du Conseil d’Administration, le contrôleur est habilité à exercer son contrôle sur toute opération ou évènement particulier.

MECANIQUE

Le Délégué Mécanique

Il est l’interlocuteur privilégié au service des membres pour résoudre tout problème technique autour des véhicules Morgan : questions relatives aux homologations, aux normes techniques, à l’entretien et à la réparation des voitures, surtout anciennes. Les échanges sur les bonnes pratiques pour l’utilisation des Morgan, les réglages et problèmes mécaniques trouvent le plus souvent une réponse rapide du club à travers lui.

Renouvellement du Conseil d’Administration

En fin de mandat, le CA sortant fait appel à candidatures pour son renouvellement, total ou partiel, lors de l’Assemblée Générale annuelle.

La publicité de l’appel à candidatures est assurée 6 mois à l’avance par mention sur le site du MCF, publication dans le News et éventuellement un envoi par mail groupé du Président aux membres (par courrier du Président pour les membres ne disposant pas d’adresse mail).Les candidatures doivent être adressées au Président sous forme écrite (lettre au CA avec motivation) au plus tard à fin septembre précédent la dite Assemblée Générale pour validation par le Conseil d’Administration de Novembre.

3-LES DÉLÉGUÉS RÉGIONAUX

La liste de la répartition actuelle des régions est visible sur le site Internet du club : Bretagne, Centre-Touraine, Flandres-Ardennes-Picardie, Grand-Est, Ile-de-France, Midi-Pyrénées/Sud-Ouest, Normandie, Pays-de-Loire, Provence-Alpes-Côte d’Azur, Rhône-Alpes.

Le Délégué Régional est le représentant officiel du MCF dans sa région, auprès des membres et non-membres.

Liaison entre le MCF et les membres

La mission principale du délégué est d’animer sa délégation en se rapprochant des membres pour favoriser les échanges. Il informe ses membres de l’actualité de l’association et fait remonter au

Bureau les suggestions et informations émanant de ceux-ci. Il assure ainsi la promotion de l’association dans sa région, y compris pour la recherche de nouveaux membres. Il accueille ces derniers et veille à la cohésion de son groupe.

En tant que Délégué, il engage par délégation du Bureau la responsabilité du club à l’occasion des actions, rencontres ou sorties organisées dans sa région, au nom du Club. Pour ce faire, il s’assure de la bonne préparation et de la mise en œuvre des manifestations approuvées par le bureau.

Organisation de sorties 

Le délégué Régional organise les rencontres et les sorties officielles régionales du club, pour le compte du MCF, sur la base d’un objectif minimum d’une sortie par an.

Voir en annexe les critères de définition d’une sortie «MCF» (distinction avec sorties privées). Les manifestations organisées sont ouvertes à tout adhérent du MCF qui en ferait la demande, sans exclusive de domicile. Le Délégué régional coordonne son action par un échange d’informations avec les délégations voisines et au niveau national, afin de faire circuler l’information sur ses sorties.

Le délégué régional rend compte de ses activités aux réunions du Conseil d’Administration et tient une comptabilité des manifestations organisées sous sa responsabilité, qu’il communique au Trésorier, sur sa demande et au moins une fois par an, avant l’Assemblée Générale.

Le délégué régional peut s’adjoindre un adjoint ou suppléant, membre de sa délégation, pour l’assister dans son activité, notamment lors de l’organisation de sorties. Celui-ci est mis au courant des dossiers et peut avoir vocation à le remplacer avec l’accord du Bureau en cas de carence du délégué.

B / LE COMITÉ DES SAGES

Un comité des sages est constitué. Celui-ci, sera composé de membres éminents du MCF, proposés par le Conseil d’Administration, et limité à trois personnes. Le premier membre sera Bertrand MOUTARD MARTIN.

Le Comité des Sages a des compétences consultatives pour toute question, d’éthique, de stratégie, question délicate ou particulière concernant la vie ou le devenir du club et non tranchée par le Conseil d’Administration. Il peut être saisi par le président ou un membre du Conseil d’Administration. Il entend les parties concernées, recueille les avis des uns et des autres dans un souci de cohésion, il émet un avis consultatif en rendant compte de sa mission devant le Conseil d’Administration.

Admission des membres, Agrément du conseil

Afin de permettre au Conseil d’exercer son agrément, l’admission d’un nouveau membre n’ est activée qu’après un délai de quelques jours à 2 semaines à compter de la demande de pré-inscription sur le site – après information aux membres du Bureau et le cas échéant au délégué régional, et communication des informations sur le candidat à l’admission.

L’examen des oppositions éventuelles (de membres du Conseil et de membres du MCF) est effectué dans ce délai par échange téléphonique ou par voie de mail. Bien qu’il n’existe pas de droit de veto proprement-dit, l’objection formulée éventuellement par un membre à l’admission d’un candidat est examinée au cas par cas par le bureau et doit faire l’objet, le cas échéant, d’une décision rapide de rejet d’admission.

Une telle décision peut être prise à la majorité par voie de mail. L’absence de réponse sous 8 jours par un membre du Conseil équivaut à son agrément.

Le mode opératoire au niveau informatique est modifié en conséquence (information automatique au Bureau, exclusion du paiement PayPal à l’adhésion ou seulement après agrément, formulation des documents d’accueil du candidat, etc.).

L’encaissement du montant de l’adhésion, l’envoi du News et l’accès du nouveau membre sur le site ne sont effectifs qu’après agrément du Conseil.

La décision du Conseil ne peut faire l’objet de contestation ou litige.

Budget, remboursement de frais

(Voir aussi en annexe « Schéma financier d’une délégation régionale du MCF» )

Un budget annuel forfaitaire pour l’animation de la région est alloué aux délégués régionaux par décision du Bureau.

Dans le cadre de ce budget, il est procédé à des remboursements de frais sur la base de justificatifs. La gestion financière des sorties doit être calculée au plus raisonnable. Les dépenses organisées par le Délégué Régional dans la préparation ou l’exécution de ses projets validés par le Bureau du MCF doivent en effet être absorbées dans le prix de la sortie. L’organisation des comptes bancaires régionaux MCF est mise en place à cet effet dans le cadre des obligations légales des associations. Le détail des comptes des délégations et des grands évènements peut faire l’objet d’une présentation en Assemblée Générale annuelle.

Calendrier

Le Délégué Régional communique son planning de sorties au Bureau du MCF pour l’information de tous les membres. L’objectif est que les projets de sortie pour l’année suivante soient présentés au Conseil de novembre afin d’assurer autant que possible une vue d’ensemble pour le planning.

Chaque année, le Délégué Régional adresse donc fin Octobre/mi-Novembre son Calendrier des manifestations prévisionnelles de l’Année N+1 au Bureau du MCF, avant toute publication sur le

site du club ou par toute autre forme d’action. Les propositions des délégués régionaux sont examinées et discutées par le Conseil dans sa réunion de Novembre.

Le Bureau, après avis du Conseil, statue au plus tard fin Novembre de l’année en cours et confirme les dates des différentes manifestations.

4SORTIE NATIONALE / MOG

Le MOG, fête annuelle et vitrine du Club, est une manifestation organisée pour rassembler les membres et favoriser les contacts entre eux. Le MOG représente une organisation lourde nécessitant une préparation rigoureuse, plusieurs mois avant l’évènement.

Tout membre du MCF peut proposer au Bureau ses services, ses idées quant à l’organisation d’un MOG ou d’une sortie nationale ou internationale.

Les projets sont soumis au Bureau au moins 18 mois avant la date prévisionnelle de l’évènement. Le Bureau, après avis du Conseil, arrête une décision sur la date les projets à réaliser. Pendant les différentes phases de la mise en oeuvre, l’organisateur de l’évènement agit en liaison avec le Bureau qui l’assiste dans la réalisation du projet. Le Bureau est ainsi régulièrement informé de l’évolution du dossier. Les outils de communication du MCF (News et Internet) sont mis à sa disposition pour la présentation de l’évènement. Voir en Annexe, «Check-list pour l’ organisation d’un évènement». L’organisateur d’une telle manifestation est encouragé à s’entourer d’une équipe ou d’un adjoint pour l’aider dans sa réalisation. Celui-ci / ceux-ci disposent des mêmes informations et documents que l’organisateur. Des sauvegardes systématiques sont conservées et archivées.

.

5QUESTIONS DIVERSES

Données informatiques / Protection des données personnelles

Le fichier informatique du MCF et toutes les données personnelles des membres sont strictement confidentielles et ne peuvent en aucun cas faire l’objet d’une exploitation commerciale, même pour les membres du club. Tout envoi groupé est réservé aux membres du CA dans le cadre de leur délégation.

Membres honoraires

a) Sont de plein droit membres honoraires du MCF :

  • Charles Morgan
  • Le Directeur Général de Morgan Motor Company
  • Le (la) Président(e) du club anglais MSCC et de chacun des clubs étrangers affiliés ou amis.

b) Peuvent être nommés membres honoraires toutes les personnes et autorités qui se sont distinguées pour des services particuliers rendus au club, sur proposition du Conseil d’Administration.

Les membres honoraires jouissent d’un titre purement honorifique, sans responsabilité fonctionnelle ou statutaire au sein du club et pour une durée limitée renouvelée à la seule discrétion du Conseil.

Jumelages interclubs

Dans le cadre des échanges avec les clubs apparentés et amis, le «jumelage» interclubs peut être la manifestation formelle de relations amicales suivies. Il est décidé par vote du Conseil d’Administration. Il s’agit d’une «parenté» purement honorifique, sans conséquence sur la compétence statutaire des instances du club.

Clause d’évolution

Le Règlement Intérieur a pour objet de compléter les statuts et de clarifier les règles de fonctionnement de l’Association MCF. Il peut être adapté à tout moment aux pratiques en vigueur sur la base de l’expérience et des suggestions des parties prenantes, Bureau et Délégués, par décision du Conseil d’Administration. Le R.I. est assorti d’annexes pouvant traiter d’un point particulier de la gestion du MCF, elles-mêmes susceptibles d’être adaptées en fonction de la pratique.

Le présent Règlement Intérieur a été modifié après délibération du Conseil d’Administration du MCF en date du 6 avril 2013 et est applicable immédiatement.

Le présent Règlement Intérieur a été modifié après délibération du Conseil d’Administration du MCF en date du 18 mars 2017 et est applicable immédiatement après les assemblées générales du 18 mars 2017.

Annexes au Règlement Intérieur
(A compléter pour les dossiers des délégués)

  • Sorties MCF et sorties privées.
  • Check-list pour l’organisation d’un évènement
  • Contrat d’assurance sorties
  • Schéma financier d’une délégation régionale du MCF
  • Manuel de gestion d’une sortie sur l’Extranet du MCF

Fait à Paris le 22 mars 2017

Le Président
André Granet

Le Secrétaire
Jean-Luc Maublanc

Le trésorier
Patric Mourgère